最短で仕事を覚える為にするべき3つの事

会社生活・職場

新しい職場でなかなか仕事が覚えきれない事ありますよね。

「なんとか覚えようとしている」、「早くできるようになりたい」

とは思っても自分のイメージ通りにできずに焦っている人も多いハズ。

僕も4月に異動予定で、今は移動先の業務を引継ぎ中です。

そこで気がけて実践している事を研修中の人へ紹介します。

仕事を覚える為の準備

仕事の準備

新しい職場で早く認められたいと思うのは自然な事。ただ何にでも準備は必要です。

就労準備性

事前準備として大前提となるのが就労準備性。最低限の事なので省こうと思ったけど必須でもあるので挙げてみました。

健康体で相手に合わせて雑談できるコミュ力があればいいと思う。

職業生活を開始するに当たって要件を準備する事。例えば職業生活を始めていくのに必要な身体条件、体力、仕事に対する意識、上司や同僚とコミュニケーションをしていくための能力、必要な技術、技能の獲得等

職業リハビリテーション用語集より

くろ
くろ

サッカー選手でも試合前はピッチを確認するし、ポジションの近い選手と連携を深めるよね。

何の為の仕事かを考える

どのくらいの量でポイントはどこなのか?キーマンは誰なのか?

どこからどう流れてきて、自分が処理することで次工程にどう繋がるのか仕事の全体像を見ましょう。

「仕事を依頼してきた側がどんな効果や成果を得るか?」というゴールを見ないといけません。

そうすると業務の重要度が分かり、優先順位もつくので結果的に仕事がやり易くなります。

前に書類の送付準備を頼まれて、きれいに製本して送り状も準備してたら発送先が出張中の社員だったと聞かされた事がありました。

最初に分かっていれば簡易な送り方で済んだのに無駄な作業ですね。

くろ
くろ

なんで自分にパスが回ってきたのか?

ゴールに近づくために次はどこにどうパスを出すのか?

それともドリブル突破を狙ってもいいのか考えてから臨もう。

 

 最短で仕事を覚える為にするべき事

ここからは職場に入って実務をこなしていく上での注意点です。

仕事内容の疑問点は質問する

質問してみよう

説明を聞いたり作業を見せてもらって、相手から「ここまで大丈夫ですか?」とか聞かれても「はい」と答えてしまいがち。自分もそうでした。

でもそんな事してもどうせ後で困るんだからその場でクリアにしてしまおう。

分かっていなのに分かったフリをするのはハッキリ言えない日本人特有のメンタリティーだけど、説明してくれてる相手にも失礼。どんどん聞くべき。

都度質問して確認を取る事で後戻り作業をしなくて済むようになります。

 

くろ
くろ

どんどん聞くべきだけど

質問力を上げるのも忘れないで。

ぴーちゃん
ぴーちゃん

調べて分かるような事は聞くなよ。

同じ事を何度も聞くのは相手に失礼だぞ。

くろ
くろ

「こんな場合○○さんはどう対応したんですか?」

といった具合に相手の経験談を聞くと具体的な答えが

聞けるし、相手も説明しやすいよ。

 

アウトプットする

アウトプットが大事

説明を聞いたり、作業を見せてもらったりするのはインプット。

大事なのは実際に自分でやってみるアウトプット。この2つはセットにしないと覚えません。

上で書いたように人間は忘れる生き物。記憶を留めておけるのは1ヶ月程度と言われてます。

アウトプットすることで脳に

定着。割合はインプット3:アウトプット7が効果という研究結果があるそう。

 

じゃあどうやってアウトプットするかというと、僕の場合は自分で実際に作業させてもらってます。

出来ない場合は、他の誰かか家族でもいいんで「あの職場の仕事はこんな内容だったよ。~の為にする作業みたい」と説明してます。人に説明できるようになったら理解できてるハズ。

くろ
くろ

僕も以前までは読書して満足してたけど

書評をブログに書くという行動をすることで

強く頭の中に残りました。

インプット・アウトプットはセットにしよう。

ぴーちゃん
ぴーちゃん

本を3冊読んでアウトプットする人と

本を10冊読んだだけの人を比べると

前者の方が理解度が高いそうだ。

仕事内容をメモる

メモを取ろう

説明を聞いて、その場では覚えていても時間が経てば忘れるもの。必ずメモを取ろう。

メモを取ろうとすることで、相手の言葉を聞き逃さないように自然と集中します。

この時に大事なのは、自分に向けて自分の言葉で書く事

文字だけでなく簡単な図解(丸で囲ったり矢印つけたりするだけでもいい)をすると後で整理しやすくなります。

出来れば消えるボールペン等で色分けすると見やすい。

最近取り入れてるのが、前田裕二さんの著書「メモの魔力」にある方法。事実(ファクト)と知的生産で分けるというものです。

ノートは見開きで使い、左側が言われた事ファクトをそのまま書く。(普通のメモ)

右側には左側の内容に対して、なぜそうなるのか?どうしたら上手くできるか?といった抽象化、最後に「じゃあ、こういう行動を取ろう」といった転用について書く。知的生産のページです。

例を挙げると・・・

「事実」「抽象化」「転用」に分けて書く例

「事実」「抽象化」「転用」に分けて書く

 

  1. ファクト(事実):仕事の覚えが遅い
  2. 抽象化:実務(アウトプット)の割合を増やす
  3. 転用:本を読んだらブログ記事を書く(アウトプット)

 

メモってたら説明してくれてる人を待たせてしまうから気の毒と思うかもです。

でも実際、相手は嫌な気分にはならないはずなので遠慮はNG。

むしろ説明する側も”真剣に聞いてくれてるんだな”と受け取って、ゆっくり丁寧に話してくれたりと気遣ってくれます。

「メモの魔力」の手法を実践すると仕事の吸収力が高まりました。


メモの魔力 The Magic of Memos (NewsPicks Book)

仕事を最短で覚える為のまとめ

少し長くなったのでまとめます。

仕事をする前にゴール(目的)はハッキリしておこう!という事を書きました。

仕事を早く覚える為にお勧めするのは下記↓

  • 質問する(要点をまとめて聞く・疑問は残さない)
  • アウトプット(実際やってみる・第三者に説明する)
  • メモ(図解や色分けで工夫・「事実」「抽象化」「転用」に分けて書く)

 

仕事でも何でも最低限の準備をして、とりあえずやってみる事が大事です。

それで分からなかった点が出てくる筈なので、質問したりメモを取ったりしましょう。

 

 

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