社内メールでやってはいけないこと10選

会社

毎日職場で使っているメール。

スラックやチャットワーク等のツールを使えばいいんだけど、まだメールを使っている職場は多いと思います。

今回はメールでやってはいけない事をメモします。

メールの件名が抽象的

要件の単語だけパッと件名欄に入れてる人がいるけど、あれは不親切。

受信者が本文を開けなくても件名だけで「あぁ、あの事か」と分かるものを付けよう。

受信者側からすると、あとで件名検索できるという利点もあります。

くろ
くろ

件名には話の内容を要約したものを入れよう。

例えばこんな風に。

 

×ご連絡

○新年会の開催案内

 

 

メール本文の内容が曖昧、余白・箇条書きが無い

次に本文。ここはメインなので行き違いが無いようにしたい。

こちからだたの報告なのか/返信を求めているのか/お願いをしているのか等、目的を明らかにして、文章自体も見やすいように工夫しよう。

ダメな本文のポイントをまとめました。

  • 誰に何を伝えたいか分かりにくい
  • 適切な余白がない
  • 箇条書きを使ってない
  • 一文が長く、句読点を使っていない

送信先が複数の場合、範囲を考えていない

毎日たくさんのメールを受けるけど、自分に全く関係のないものが来ますね。

あれを作業中にやられたら自分の場合イラっとします…

実は勤め先での労働環境に対するアンケート調査でも反響が大きかったそう。

それだけ皆が使っている連絡手段であり、頻度が高い分、影響もあるという事ですね。

くろ
くろ

グループアドレスを使っての一斉送信は良く考えてから使おう。

ぴーちゃん
ぴーちゃん

安易な返信も要らんよ。

「拝承致しました。」とか返しても

確認・削除×人数=無駄な時間

くろ
くろ

全員返信もやめよう。

個人的な連絡を返信する場合は

直接関係のある人間に限定しよう。

 

案件が変わる時に件名を変えていない

何度かやり取りが続いて、件名とは逸れてしまうのはよくある事。

この場合は再度見直しが必要。もしそのまま続けていたら…

  • 件名と本文が違う内容になる
  • 途中で宛先に追加された人はそれまでの経緯が分からない
  • 件名を見て自分には関係ないと判断されたら削除されてしまう
くろ
くろ

内容が変わるときは別メールにするのが吉。

 

敬称が二重になっている

メールマナーにおいて、敬称は気を遣う部分。

社内での書き方は「課名or部名+役職+氏名+様orさん」が一般的。

なのにみんな平気で間違った使い方をしてます。

よく見るのは役職と敬称を連続しているケース。

  • OK:設計課 クロさん
  • OK:品質保証部 設計課 主任 クロ様
  • OK:品質保証部 設計課 クロ主任
  • NG:品質保証部 クロ主任様

 

役職名自体が敬称の役割を持っているので、「さん」や「様」を付けると二重敬称になっちゃいます。

それと会社毎に運動をしている場合も有るので、それに倣う方がいいです。

くろ
くろ

うちの職場では「さん付け」を奨励しているので

「設計課 クロさん」でOK

その際は「さん付け運動を推進中です」と文末に添えよう

ぴーちゃん
ぴーちゃん

宛先が複数の場合「各位」が便利。

「様」は要らんぞ

2~3名書きたい場合は役職が上位職順だ

見直していない

入力が済んだら誤字脱字チェックはしよう。

小さくていいので一度声に出せば、相手が読みやすいがどうか分かります。

ひと手間かかるけどこれでミスは減らせます。

文章のトーンが強すぎる

顔の見えないやり取りになるので、相手の気持ちを配慮した言葉遣いが必要。

例えば

  • OK:こうした方がいいと思います
  • NG:必要ありません

通じる人と不快に感じる人が分かれる言い方は最初から避けましょう。

くろ
くろ

特にコミュニケーション量が少ない人とのやり取りになると、伝えたい意図とズレた伝わり方をしてしまうもの。

容量を気にしていない

資料を添付する場合、受信者側のメールボックスやサーバーに負担のないように注意が必要。

履歴付き添付無しで返信するのと、添付が必要な場合でも圧縮したり解像度を調整するなど配慮しましょう。

くろ
くろ

こっちが良くても相手の環境が何メガバイト以下と

制限されてる場合もある。

一度客先に送ったけど、容量オーバーの為に後戻り作業

になった経験が有ります。

確認は大事。

スケジュール管理ツールを使っていない

ミーティングの予定を打診して返信を求めるというメールは無駄が大きい。

CCで調整が展開されていつでもいい人からしたら邪魔なメールがずっと届くことに…

スケジュール管理ツールを活用すれば生産性はグッと上がります。

僕の場合はOutlookを使って管理してます。

これならYesかNoでシンプル。打診した方も「調整いただきありがとうございます。」など返信しなくて済むのでお互い平和です。

お礼の文言が無い

お礼文を添えよう

無駄は減らしたいと書いてきたんですが、最後のお礼は大事です。

企画してくれた人への労いの一言も忘れないようにしましょう。

結局人と人ですからね。目上の人からそういう言葉があればモチベーションアップになるし、雰囲気もよくなるのでやっぱり大事。

メール送信時の注意点まとめ

長くなったのでメールを打つ時の注意点をまとめます。

  • 件名・タイトルで内容が分かるように
  • 本文は誰に何を伝えたいか余白を取って箇条書きにする
  • 送信先が複数の場合、範囲が適切かを考える
  • 案件が変わる時は件名も変えて別メールにする
  • 敬称に注意して社内の取り組みがあればそれに合わせる
  • 文章のトーンをやわらかくする
  • データ容量が大きくならないようにする
  • ツールを活用する
  • お礼は大事
メールは毎日のように打つので気がけて行きましょう。

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