書類作成時のミス対策集 9割の人がやりがちな事

会社

GWが終わってしまった…

過去最長の10連休が終わってしまった…

また印刷みたいな同じルーチンワークの日々。

 

こんにちはクロです。

入社して8年が経ち、事務所内でのデスクワークを続けてます。

自分が新人だった頃を振り返って、気を付けるべき事を纏めてみたいと思った。

今回は書類の作成についてです。

 

業務の流れを理解する

まずコレ。
どの職種にも言えるけど仕事には流れがある。

 

「何の為にするのか」を考えると流れが見えてきます。

 

流れが見えると段取りが出来て効率化に繋がる。

意味も分からず作業するだけなら価値あるビジネスパーソンとは言えません。

内容より流れを意識しよう。

 

くろ
くろ

新人の頃は指示された仕事を訳も分からず

言われた通り作業してたなぁ。

メモを取る

作業する前にやっておきたい事。
別に周りに見せるワケじゃないので、自分が分かればそれでヨシ。
重要ポイントや後で調べたい事は書き込んどきましょう。
紙に落とし込んでおくことでしっかり整理できます。
誰かに教えてもらう時もメモ帳を持っていたらゆっくり話してくれる。
回答者がこちらを意識する為、質問し易いという側面もある。

業務の優先順位を決める

繁忙期や連休前後だと、いろんな業務が輻輳することがあります。

関係書類が山積みになる事も…

仕事のやり方が下手な人は、闇雲に手を付ける!

それじゃ結局何一つ終わらないし、あれこれ考えて頭も疲れちゃいます。

 

1.メモ用紙や付箋にタスクを書きだす
2.優先順位を決めて並べる
3.それらを順に潰していく
この順序でこなそう。

最初にひと手間かかるけど、忘れ防止になります。

次は何して~と考えなくて済むのでラクですね。

 

併せて付箋も使う。
会議で中断する時の目印、後日作業する時の備忘録としてです。
付箋貼っといて助かったなんて事もあるはず。

仕事の出来る人は段取りを決めてから一気に集中して処理している。

アウトラインを作る

仕事を振られていきなり作業開始する人はNG!僕の周りでは殆どがこのタイプ。

簡単そうな内容でも単純ミスは怒ってしまうもの。

 

以前上司から請負元へ送る作業完了文書の内容チェックを任された事があります。

ここでまず考えるべきなのは、「依頼してきた上司が自分に何を求めているのか」

この場合、文書の内容に間違いがないか確認する事ではありません!

請負元の要求が満たされているか?プラスアルファをもたらし、それをアピールできる文章になっているか確認し、改善案を出す事です。

 

くろ
くろ

ほとんどの人がこれを出来ていません。

誤記を防ぐために

戻り作業は時間を失う
ミスの大部分は人為的なもの。僕も随分ミスって時間をロスしました…
正確さが仕事の速さに繋がる。
まず誤字脱字。機械ではないのでどうしても起こってしまうもの。
とにかく再確認が大事。
対策をメモ。順に解説していきます。

手入力を減らすように設定する

文書作成は多くの場合wordを使いますよね。
よく使う人名や業界用語は単語の登録をしておくと便利。
例)
 正:ミスの低減
 誤:ミスの提言
こんな風に、普通に入力しても変換されない漢字は
あらかじめ設定しておきましょう。
してない人はヤバいです。

一字一句チェック

人は思い込みで確認しがち。
疑ってかかる事がポイントです。
例)
 正:1200-0034
 誤:1200-0304
こんな風に見落とす事があります。
確認は間違いを見つけ出すつもりで。

文章を声に出して読んでみる

実際に声にすると句読点が無くて読みにくい、接続詞が連続してリズムが悪い等の悪い所が分かります。
お隣さんに変な人だなと思われそうでも小声でいいから読んでみてください。

プリントアウトしてマーカーでチェック

ディスプレイ上で見るのと紙ベースで見るのは後者が誤記に気づきやすい。(認知科学的にも証明されているそう)
プリントアウトしてそれをマーカーでチェックしていくといいです。
印刷プレビューでは確認できない罫線のズレであったりフォントの違い等、思わぬところでミスっている事が多い。

ダブルチェック

グループがあるならダブルチェック体制にするべきでしょう。
個人で完璧にやったつもりでも、同僚や上司は別の視点から見る場合があるからです。
一人作業で納期に余裕があるならば一日寝かすのも有り。
翌朝リフレッシュした状態でレビューするとダブルチェックと同じ効果があります。

気持ちに余裕を持つ

「この仕事まで終わらせたいのに」と自分だけ焦ってもしょうがないです。
確認作業を省略すると間違いのリスクが増す。
もし間違って後戻り作業になる方が時間がかかるもの。
30分で済むはずの仕事が2時間かかってしまうとかザラです。
淡々と集中して進める。焦りは禁物。

まとめ

いろいろ書いたけど、仕事の意味を分かって作業しないとダメ。
再確認もしっかりやりましょうという事です。
オフィスでも現場でもそうですよね。
今回はこの辺で。

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